Devamsızlık, Haklı Fesih ve İnsan Kaynaklarının Rolü

BİR DEVAMSIZLIK DOSYASI AÇILDIĞINDA ASLINDA NE OLUR?

Bir işçi iki gün üst üste işe gelmediğinde çoğu işyerinde ilk refleks aynıdır:

“Bu böyle devam ederse atarız.”

Oysa iş hukuku dünyasında hiçbir şey bu kadar basit değildir. Avukatların, mahkemelerin ve müfettişlerin gözünden bakarsanız, “gelmedi” dediğiniz her gün;

• SGK bildirimiyle,
• bordro kayıtlarıyla,
• puantajla,
• turnike ve kamera kayıtlarıyla,
• yazılı ihtar ve savunmalarla birlikte okunur.

Yani devamsızlık, aslında tek başına bir davranış değil, bütün bir süreçtir.

İnsan Kaynakları (Human Resources – HR) tarafında ise devamsızlık, hem disiplin hem hukuk hem de kurumsal itibar testidir. İK, bu süreçte yalnızca “yoklama memuru” değil; aynı zamanda:

• Risk yöneticisi (risk manager),
• Süreç tasarımcısı (process architect),
• Veri ve kayıt sorumlusu (record owner),
• Adalet dengesini gözeten kurum hafızası (corporate memory)

rolünü aynı anda üstlenir.

Bir mahkeme dosyası açıldığında hâkim aslında şuna bakar: “Bu işyeri devamsızlık gibi temel bir konuda süreci ciddiyetle ve hukuka uygun yönetmiş mi, yoksa ‘gelmedi, attık’ düzeyinde mi kalmış?”

Ve işin acı, ama gerçek tarafı şudur:

Çoğu zaman kaybedilen, işçinin kendisinden çok, işverenin sürecidir.

Bu yazı tam da bu yüzden kaleme alınmıştır:

• İK uzmanı ve uzman yardımcısına “adım adım nasıl yapılır?” rehberi,
• İK yöneticisi ve direktörüne “riskleri ve stratejik boyutları” gösteren yol haritası,
• Şirket yönetimine ise “neden her devamsızlık dosyası aslında şirketin röntgenidir?” sorusunun cevabı olsun diye.

Şimdi gel, devamsızlık sürecini; kanun, İK pratiği, SGK–bordro uyumu, dava riskleri ve kurumsal kültür boyutlarıyla birlikte, uçtan uca masaya yatıralım.

1. BÖLÜM – DEVAMSIZLIK KAVRAMI VE HUKUKİ ÇERÇEVE

1.1. Devamsızlığın Tanımı

Özet tanım şudur:

İşçinin, işverenden izin almaksızın veya haklı bir mazerete dayanmaksızın, çalışması gereken günlerde işe gelmemesi ya da iş yerini terk etmesi devamsızlık olarak kabul edilir.

4857 sayılı İş Kanunu’nun 25/II-g bendi, işverene haklı nedenle derhal fesih hakkı tanıyan devamsızlık hâllerini şöyle sayar; işçi:

• Ardı ardına 2 iş günü,
• Bir ay içinde iki defa tatil gününü izleyen iş günü,
• Bir ay içinde toplam 3 iş günü

izinsiz ve mazeretsiz olarak işe gelmezse, işveren iş sözleşmesini haklı nedenle feshedebilir.

Burada üç ifade hayati önem taşır:

1. İş günü (workday) – İşçinin çalışmakla yükümlü olduğu günlerdir. Vardiya sistemine göre değişebilir.
2. İzinsiz (without permission) – İşverenin onayı yoksa.
3. Mazeretsiz (without valid excuse) – Haklı bir neden ve belge yoksa.

1.2. Mazeretli vs. Mazeretsiz Devamsızlık

• Mazeretli devamsızlık: Sağlık raporu, kaza, acil ailevi durum, doğal afet gibi objektif ve belgelendirilebilir nedenler.
• Mazeretsiz devamsızlık: Hiç bildirim yok, belge yok, izinsiz ve tekrarlayan yokluk.

Hukuken feshe giden yol, daima mazeretsiz devamsızlıktan geçer. Mazeretli devamsızlıkta konu genelde işgünü, ücret ve izin yönetimi, mazeretsiz devamsızlıkta ise disiplin ve fesih yönetimi hâline gelir.

2. BÖLÜM – İNSAN KAYNAKLARININ STRATEJİK ROLÜ

İK bu süreçte sadece forma işaret koyan bordro birimi değildir. İK’nın rolü çok katmanlıdır:

• Hukuki Uyum (compliance): Kanun, SGK mevzuatı, Yargıtay kararları, işyeri yönetmelikleri…
• Kayıt ve Delil Yönetimi (case documentation): Tutanak, puantaj, bordro, SGK günleri, yazışmalar.
• Disiplin ve Adalet: Kuruma yakışır bir tavır, çalışan nezdinde adalet algısı.
• Risk Yönetimi (risk management): İşe iade, tazminat, sendikal riskler, itibar kaybı.

Kısa cümleyle:

İK; yöneticinin sinirini değil, kanunun çizgisini uygular.

Yöneticinin “Ben bundan bıktım, çıkaralım” cümlesi hukuki gerekçe değildir. İK’nın durması gereken çizgi: “Delil var mı? Süreç doğru mu? Kayıt tutarlı mı?”

3. BÖLÜM – SÜRECİN BAŞTAN SONA AKIŞI

Buradan sonrası, İK uzmanının masasına koyup madde madde uygulayabileceği operasyonel rehberdir.

3.1. Devamsızlığın Tespiti: İlk Gün Çok Değerli

İşçi işe gelmediğinde İK’nın ilk yapması gereken şunlardır:

• Puantaj ve vardiya listelerinden yokluğu görmek
• Bölüm yöneticisinden sözlü/onaylı bilgi almak
• Turnike/kart sistemi varsa giriş-çıkış kayıtlarını kontrol etmek
• Mümkünse kamera kayıtlarıyla teyit etmek

Bu aşamada henüz fesih yok, sadece tespit var.

3.2. Tutanak (Her Gün İçin Ayrı – İki Tanık Kuralı)

Devamsızlık günü için:

• Aynı gün içinde,
• En az iki tanığın imzasıyla,
• “Şu tarihte, şu saat itibarıyla işçinin işyerinde olmadığı”nı belirten tutanak düzenlenmelidir.

Altın prensip:

“Bir gün devamsızlık = Bir tutanak.” “Tutanak ertesi gün değil, aynı gün tutulur.”

3.3. Savunma Talebi (Defense Request)

İK, işçiye yazılı bir yazıyla şunu sormalıdır:

“Şu tarihlerde işe gelmediğiniz tespit edilmiştir. Bu devamsızlığa ilişkin mazeretiniz ve savunmanız varsa … tarihine kadar yazılı olarak iletmenizi rica ederiz.”

Bu bildirim elden imza karşılığı, mümkün değilse iadeli taahhütlü mektup vb. yollarla yapılmalıdır.

Savunma süreci, ileride “savunma hakkı tanınmadı” iddialarını boşa çıkarır.

3.4. Mazeretin Değerlendirilmesi

Burada İK hem insani hem hukuki bakmak zorundadır:

• Sunulan belge gerçek mi?
• Tarihlerle uyumlu mu?
• Devamsızlık günleriyle örtüşüyor mu?
• Mazeret objektif ve makul mü?

Eğer mazeret haklı ve belgeli ise:

• Devamsızlık fesih nedeni olmaktan çıkar,
• Süreç başka araçlarla (ücret, izin, işgünü yönetimi) ele alınır.

Mazeret yoksa veya inandırıcı değilse; bir sonraki aşama devreye girer.

3.5. Disiplin Kurulu / İlgili Yönetim Değerlendirmesi

Disiplin kurulu olan işyerlerinde dosya şu şekilde kurul önüne gider:

• Her güne ait tutanaklar
• Savunma talebi yazıları
• İşçinin savunması (varsa)
• Puantaj–bordro–turnike/kamera kayıtları
• Yöneticinin yazılı görüşü

Kurul, “öfkeye” göre değil, dosyadaki delile göre karar vermelidir.

3.6. Fesih Kararı ve Bildirimi

Haklı nedenle fesih şartları oluşmuşsa:

• Yazılı fesih bildirimi yapılır,
• 4857/25-II-g maddesine açıkça atıf yapılır,
• Devamsızlık yapılan tarihler tek tek belirtilir,
• Fesih gerekçesi net ve somut yazılır.

Burada dilin netliği çok önemlidir. “İş disiplininizi bozduğunuzdan…” gibi yuvarlak ifadeler değil, “Şu tarihlerde, mazeretsiz olarak işe gelmediğiniz tutanak altına alındığından…” gibi somut cümleler tercih edilmelidir.

3.7. SGK Çıkışı ve Kod Kullanımı

Devamsızlık nedeniyle haklı fesihte SGK çıkış kodu:

48 – İşçinin kendi isteği veya kusuru ile devamsızlığı

Bu kod, aynı zamanda işçinin işsizlik ödeneği alma ihtimalini de etkiler. Bu nedenle gelişigüzel değil, dosyası sağlam bir devamsızlık feshi mevcutsa kullanılmalıdır.

4. BÖLÜM – SGK GÜNLERİ, BORDRO VE TUTANAKLARIN UYUM ZORUNLULUĞU

Burası devamsızlık sürecinin en kritik ve en çok yanlış yapılan kısmıdır.

4.1. En Büyük Çelişki: Tutanakta “Yok”, Bordroda “Var”

Senaryoyu düşünün:

• Tutanaklarda işçi 3 gün devamsız görünüyor.
• Ama bordroda o günler tam gün ücretli olarak yer almış.
• SGK’da da eksik gün bildirimi yok.

Mahkemenin okuduğu mesaj şudur:

“İşveren kendi kayıtlarında o gün işçiyi çalışmış kabul etmiş.”

Bu durumda:

• Devamsızlık gerekçesi zayıflar,
• Haklı nedenle fesih hukuken tartışmalı hâle gelir,
• İşe iade ve tazminat riski doğar.

Başka bir ifadeyle: Bordro, tutanağı yalanlıyorsa, tutanak hükmünü kaybeder.

4.2. Uyum Nasıl Sağlanmalı?

Devamsızlık günlerinde:

• Bordroda bu günler ücretsiz/çalışılmamış görünmeli,
• Puantajda devamsızlık (absent) işaretlenmeli,
• SGK’ya eksik gün kodu doğru şekilde bildirilmelidir.

İK ve bordro ekipleri arasında “SOP – Standard Operating Procedure” mantığıyla net bir iş akışı tanımlanmalıdır. Her devamsızlık vakasında:

1. Tutanaklar →
2. Puantaj güncellemesi →
3. Bordro kesintisi →
4. SGK eksik gün bildirimi

şeklinde zincirleme bir kayıt düzeltmesi yapılmalıdır.

4.3. Çelişki Olursa Ne Olur?

• Haklı nedenle fesih dayanağı zayıflar,
• İşe iade davası riskini artırır,
• Boşta geçen süre ücretleri + tazminat yükü gelebilir,
• SGK denetimlerinde kayıtların gerçeğe aykırılığı tartışma konusu olabilir.

Özet cümle:

“Tutanak her şeydir; ama bordro ve SGK ile uyumlu değilse hiçbir şeydir.”

5. BÖLÜM – EYLEMLİ FESİH, HAKLI NEDEN VE İSPAT YÜKÜ

Her devamsızlık, işçinin “keyfi davranışı” değildir. Bazı durumlarda devamsızlık, işçinin işverene karşı eylemli fesih (constructive termination) hakkını kullanmasının sonucu olabilir.

Örnek olarak:

• Ücretlerin ödenmemesi veya sürekli gecikmesi,
• Ağır ve sistematik kötü muamele,
• İş sağlığı ve güvenliği ihlalleri,
• Sürekli eksik ücret ödenmesi.

Bu gibi durumlarda işçi işe gelmeyi bırakırsa, Yargıtay çoğu zaman şunu tartışır:

“Devamsızlık işçinin kusurundan mı, yoksa işverenin hukuka aykırı uygulamalarından mı kaynaklanmıştır?”

Eğer işçi haklı nedenle iş sözleşmesini fiilen sona erdirmişse, işverenin devamsızlığa dayanarak fesih yapma hakkı tartışmalı hâle gelir.

Buradan İK için çıkan ders:

• Devamsızlığı bağlamından koparmadan okumak gerekir.
• Sadece “gelmedi”ye bakmak değil, “neden gelmedi?”yi de anlamak gerekir.

İspat yükü (burden of proof) çoğunlukla işverendedir. Bu nedenle dosyanın sağlamlığı, İK’nın teknik gücünü doğrudan gösterir.

6. BÖLÜM – ARABULUCULUK, DAVA VE İK’NIN DOSYA YÖNETİMİ

6.1. Zorunlu Arabuluculuk

Devamsızlık nedeniyle fesih yapılan bir işçi;

• İşe iade davası,
• Tazminat ve alacak davası

açmak istediğinde önce zorunlu arabuluculuk sürecine başvurur.

İK dosyası burada devreye girer:

• Tutanaklar,
• Bordro ve SGK uyumları,
• Savunma yazışmaları,
• Disiplin kurul kararları masaya konur.

Dosyası güçlü işveren, arabuluculuk masasında daha kontrollü olur.

6.2. İşe İade Davası

Eğer süreç:

• Eksik tutanak,
• Bordro–SGK çelişkisi,
• Savunma alınmaması,
• Devamsızlık günlerinin yanlış hesaplanması gibi hatalar içeriyorsa, işe iade risk seviyesi yükselir.

İşe iade kararı hâlinde:

• Boşta geçen süre ücretleri,
• İşe başlatmama hâlinde tazminatlar,
• Diğer işçilik alacakları

şirketin önüne ciddi bir mali tablo çıkarır.

6.3. İK’nın Dosya Yönetim Disiplini

Sağlam bir devamsızlık dosyasında şunlar eksik olmaz:

• Her gün için ayrı tutanak, iki tanıkla
• Puantaj–bordro–SGK üçgeninde tam uyum
• Savunma istem yazısı ve varsa savunma cevabı
• Fesih bildirimi ve tebliğ belgesi
• Turnike/kamera kayıtları (varsa)
• Yönetici raporu / disiplin kurulu kararı

7. BÖLÜM – GENÇ İK UZMANINA VE YÖNETİME ÖZET ÖNERİLER

Genç İK Uzmanı İçin:

• Her devamsızlık gününü o gün tutanakla kayıt altına al.
• Savunma almadan feshe yönelme.
• Bordro–SGK ile tutanakların aynı dili konuştuğundan emin ol.
• Dosyanı “yarın mahkemede önüne gelecekmiş gibi” hazırla.
• “Hızlı çözüm” değil, “doğru süreç” kazandırır.

Yönetim İçin:

• Devamsızlık, “sinirlendiğim çalışanı sistem dışına atma fırsatı” değildir.
• Süreç yanlış yürütülürse fatura, çoğu zaman kişisel kızgınlıktan çok daha ağır olur.
• İK’yı talimat uygulayıcısı değil, hukuki ve kurumsal denge noktası olarak görmek gerekir.

SON SÖZ

Devamsızlık süreci; bir çalışanın işe gelmemesinden çok daha fazlasıdır.

• Şirketin hukuka saygısını,
• İK’nın kurumsal olgunluğunu,
• Yönetimin duygudan çok süreçle hareket etme becerisini,
• Kayıt ve belge disiplininin seviyesini tek bir dosyada gösteren bir alan.

Doğru yönetildiğinde devamsızlık, kurum disiplinini ve adaletini güçlendirir. Yanlış yönetildiğinde ise mahkeme salonunda, SGK kayıtlarında ve kamuoyunda ağır bedeller ödetir.

İK, devamsızlıkla disiplini kurar; düzgün kurulmuş süreçle şirketi korur.

Emin Yüksel – İş Mahkemeleri Bilirkişisi ve İnsan Kaynakları Lideri