Evde sağlık ve mobil hizmetler sunan firmaların muhasebe uygulamaları; saha operasyon entegrasyonu, medikal faturalandırma ve stok/sarf takibi gibi temel bileşenlerden oluşur. Bu işletmelerde finansal süreçler, saha ekiplerinin hareketliliğine ve tıbbi sarf malzemesi tüketimine göre şekillenir

Temel Muhasebe ve Operasyonel Süreçler

· Saha ve Mobil Gider Takibi: Mobil ekiplerin (doktor, hemşire, tekniker) kullandığı araçların yakıt, bakım ve seyahat giderleri ile mobil sağlık cihazlarının amortismanları ilgili maliyet hesaplarına işlenir.

· Tıbbi Sarf ve İlaç Stok Yönetimi: Evde yapılan pansiyon, enjeksiyon veya serum takma gibi işlemler sırasında harcanan sarf malzemelerinin stoktan düşümü ve Ürün Takip Sistemi (ÜTS) entegrasyonu sağlanır.

· Faturalandırma ve Gelir Tahakkuku: Hastaya sunulan bakım, tetkik veya paket hizmetler e-Fatura/e-Arşiv sistemleri üzerinden adınıza kayıtlı cari hesaplara borç kaydedilerek gelir yazılır.

Tek Düzen Hesap Planı Uygulaması

· Stoklar ve Malzeme Takibi (150 – İlk Madde ve Malzeme): Evde sağlıkta kullanılan enjektör, flaster, serum ve antiseptik solüsyon gibi tıbbi sarf malzemelerin izlendiği gruptur.

· Hizmet Üretim Maliyeti (740 – Hizmet Üretim Maliyetleri): Saha personelinin ücretleri, mobil araçların nakliye/ulaşım giderleri ve harcanan sarf malzemelerinin maliyetlerinin toplandığı hesaptır.

· Yurt İçi Satışlar / Gelirler (600 – Yurt İçi Satışlar): Hastalara veya anlaşmalı kurumlara sunulan evde muayene, mobil laboratuvar ve bakım hizmetleri karşılığı kesilen faturaların alacak kaydedildiği gelir hesabıdır.

· Genel Yönetim Giderleri (770 – Genel Yönetim Giderleri): Merkez ofis kirası, idari personel maaşları, muhasebe ve yazılım lisans giderlerinin izlendiği alandır.

1. Tıbbi Sarf Malzeme ve Stok Çıkış Kaydı

Evde bakım esnasında (örneğin serum takma, pansuman) harcanan tıbbi malzemelerin depodan düşülerek hizmet maliyetine aktarılması işlemidir.

· Uygulama: Saha personeli mobil uygulama üzerinden sarf malzemesini “tüketildi” olarak işaretler. Muhasebe dönemsel olarak bu veriyi maliyete atar.

740 Hizmet Üretim Maliyeti (Tıbbi Sarf Giderleri) 5.000 TL

150 İlk Madde ve Malzeme (Tıbbi Sarf Deposu) 5.000 TL

2. Hizmet Sunumu ve e-Arşiv/e-Fatura Gelir Kaydı

Hastanın evinde tamamlanan muayene, serum veya bakım hizmeti sonrasında yapılan faturalandırma sürecidir.

· Uygulama: Hizmet bittiğinde e-Fatura kesilir. Sağlık hizmetlerinde KDV oran mevzuatına dikkat edilmelidir.

120 Alıcılar (Hasta veya Refakatçi Cari Hesabı) 11.000 TL

600 Yurt İçi Satışlar (Evde Sağlık Hizmet Geliri) 10.000 TL

391 Hesaplanan KDV 1.000 TL

3. Mobil Ekip Giderleri ve Araç Yakıt Takibi

Sahadaki sağlık araçlarının yakıt, köprü geçiş ve araç kiralama gibi operasyonel giderlerinin muhasebeleştirilmesidir.

· Uygulama: Taşıt Tanıma Sistemi (TTS) veya personelin fişleri dijital olarak muhasebeye aktarılır.

740 Hizmet Üretim Maliyeti (Mobil Araç Yakıt Gideri) 3.000 TL

191 İndirilecek KDV 600 TL

100 / 320 Kasa veya Satıcılar (Akaryakıt Firması) 3.600 TL

Özel evde sağlık firmalarında en çok iş yükü yaratan iki süreç olan özel sağlık sigortası (ÖSS) provizyon / cari takibi ile saha personeli (doktor/hemşire) prim ve bordro uygulamaları şu şekilde yürütülür:

1. Özel Sağlık Sigortası Anlaşmaları ve Cari Takibi

Hastalara verilen evde sağlık hizmetinin bedeli sigorta şirketi tarafından karşılandığında, süreç doğrudan hastaya fatura kesmekten farklı ilerler.

· Süreç: Hizmet öncesi sigorta şirketinden provizyon alınır. Hizmet tamamlanınca fatura sigorta şirketine kesilir, ancak takibi için her sigorta şirketine özel alt cariler açılır.

· Katılım Payı: Eğer poliçede %20 hasta katılım payı varsa, tutar bölünerek iki ayrı fatura/tahsilat olarak işlenir.

Yevmiye Kaydı (Sigorta Şirketine e-Fatura Kesilmesi): Örnek: 10.000 TL + KDV tutarında bir evde fizik tedavi hizmetinin %80’ini sigorta, %20’sini hasta ödeyecektir.

120.01.001 Alıcılar (X Sigorta A.Ş. Cari Hesabı – %80) 8.800 TL

120.02.001 Alıcılar (Hasta Ahmet Yılmaz Cari Hesabı – %20) 2.200 TL

600.01.010 Yurt İçi Satışlar (Evde Fizik Tedavi Geliri) 10.000 TL

391.01.010 Hesaplanan KDV (Sağlık Hizmeti KDV’si) 1.000 TL

2. Sahadaki Doktor ve Hemşirelerin Hakediş / Bordro SüreçleriMobil sağlık ekipleri genellikle sabit maaşa ek olarak ziyaret başı prim (hakediş) sistemiyle çalışır.

· Süreç: Mobil uygulama üzerinden personelin onaylanan “Ev Ziyaret Sayısı” ve “Yapılan İşlem” raporları çekilir. Ay sonunda bu primler bordroya ek kazanç olarak yansıtılır.

· Maliyet Dağılımı: Sağlık personelinin tüm maaş ve prim yükümlülükleri doğrudan hizmetin üretilmesiyle ilgili olduğundan 740 Hizmet Üretim Maliyeti hesabında takip edilir. (İdari personel ise 770 hesabında takip edilir).

Yevmiye Kaydı (Saha Personeli Maaş ve Prim Tahakkuku):

740.01.001Hizmet Üretim Maliyeti (Brüt Maaş + Ziyaret Primleri) 40.000 ,00

740.02.001Hizmet Üretim Maliyeti (SGK İşveren Payı + İşsizlik) 8.200,00 361.01…Ödenecek Sosyal Güvenlik Kesintileri (SGK Toplam) 13.750,00 360.01… Ödenecek Vergi ve Fonlar (Gelir ve Damga Vergisi) 4.250,00 335.01… Personele Borçlar (Net Ödenecek Maaş ve Prim) 30.200,0

Evde sağlık ve mobil hizmet işletmelerinde maliyet, hasılat ve verimlilik yönetimini yasal mevzuata ve finansal analiz standartlarına uygun yürütmek için Tek Düzen Hesap Planı (TDHP) sınıfları, hesap grupları ve alt hesap kırılımları bazında aşağıda detaylandırılmıştır.

1. DÖNEN VARLIKLAR (Gelir ve Nakit Akışı Yönetimi)

Bu grupta, nakit varlıklar, hasta alacakları ve sahada kullanılan tıbbi sarf malzemelerin stok takibi yapılır.

· 10 HAZIR DEĞERLER

o 100 KASA HESABI (Evde tahsil edilen nakit paralar, mobil POS tahsilatları)

§ 100.01 Merkez Kasa

§ 100.02 Saha Ekipleri Mobil Kasaları

o 102 BANKALAR HESABI (Sigorta şirketlerinden gelen havaleler, kredi kartı post dökümleri)

§ 102.01 X Bankası Vadesiz Ticari Hesap

§ 102.02 Y Bankası POS Bloke Hesabı

· 12 TİCARİ ALACAKLAR

o 120 ALICILAR HESABI (Hizmet sunulan kurum ve kişilerden alacaklar)

§ 120.01 Bireysel Hastalar Cari Hesapları

§ 120.02 Özel Sağlık Sigortaları Alacakları

§ 120.03 Tamamlayıcı Sağlık Sigortaları Alacakları

§ 120.04 Anlaşmalı Kurumsal Şirket Alacakları

· 15 STOKLAR

o 150 İLK MADDE VE MALZEME HESABI (Araçlarda ve depoda tutulan sarf malzemeler)

§ 150.01 Tıbbi Sarf Malzemeler (Enjektör, pansuman seti, flaster, sonda vb.)

§ 150.02 Laboratuvar Sarf Malzemeleri (Kan tüpleri, PCR kitleri vb.)

§ 150.03 Mobil Ekip İlaç Stokları

§ 150.04 Araç Yakıt Stokları (Eğer toplu yakıt alımı varsa)

2. DURAN VARLIKLAR (Yatırım ve Amortisman Yönetimi)

3. Mobil sağlık hizmetlerinin ana unsuru olan tıbbi cihazlar ve hizmet araçlarının izlendiği gruptur.

· 25 MADDİ DURAN VARLIKLAR

o 253 TESİS, MAKİNE VE CİHAZLAR HESABI (Mobil tıbbi cihazlar)

§ 253.01 Taşınabilir Ultrason Cihazları

§ 253.02 Mobil EKG Cihazları

§ 253.03 Portatif Laboratuvar Cihazları

o 254 TAŞITLAR HESABI (Hasta nakil araçları ve mobil ekiplerin binek araçları)

§ 254.01 Doktor/Hemşire Mobil Hizmet Araçları

§ 254.02 Tam Donanımlı Ambulanslar

o 255 DEMİRBAŞLAR HESABI (Ofis ve saha donanımları)

§ 255.01 Saha Personeli Akıllı Tabletleri ve El Terminalleri

§ 255.02 Tıbbi Çantalar ve Soğutucu Saklama Kapları

o 257 BİRİKMİŞ AMORTİSMANLAR HESABI (-) (Yıpranma payları)

§ 257.53 Mobil Cihazlar Amortisman Dağılımı

§ 257.54 Araçlar Amortisman Dağılımı

7. MALİYET HESAPLARI (Maliyet Kontrolü ve Hizmet Maliyeti)

Evde sağlık hizmetleri özünde bir hizmet üretimi olduğu için maliyetler doğrudan 740 Hizmet Üretim Maliyeti hesabında toplanır ve verimlilik analizi için kırılımlara ayrılır.

· 740 HİZMET ÜRETİM MALİYETİ

o 740.01 Direkt İşçilik Giderleri (Saha sağlık personeli maliyetleri)

§ 740.01.001 Doktor Maaşları ve Primleri

§ 740.01.002 Hemşire / Sağlık Memuru Maaşları ve Vaka Başı Primleri

§ 740.01.003 Ambulans Şoförü ve Paramedik Ücretleri

o 740.02 Direkt İlk Madde ve Malzeme Giderleri (Doğrudan hastaya harcanan malzeme)

§ 740.02.001 Hastada Kullanılan Tıbbi Sarf Malzeme Giderleri

§ 740.02.002 Hastaya Uygulanan İlaç Giderleri

o 740.03 Gider Çeşitleri / Mobil Operasyon Giderleri (Lojistik ve genel saha operasyonu)

§ 740.03.001 Mobil Araçların Akaryakıt Giderleri (Rota bazlı takip için)

§ 740.03.002 Araç Bakım, Onarım ve Kasko Giderleri

§ 740.03.003 Mobil Tıbbi Cihaz Kalibrasyon ve Bakım Giderleri

§ 740.03.004 Saha Personeli Mobil İnternet ve İletişim Giderleri

§ 740.03.005 Mobil Sağlık Yazılımı (HBYS) ve Bulut Lisans Ücretleri

· 760 PAZARLAMA, SATIŞ VE DAĞITIM GİDERLERİ

o 760.01 Dijital Reklam ve Google Ads Giderleri (Evde sağlık aramaları için)

o 760.02 Çağrı Merkezi ve Hasta Kabul Personel Giderleri

· 770 GENEL YÖNETİM GİDERLERİ

o 770.01 Merkez Ofis Kira ve Genel Giderleri

o 770.02 Muhasebe, Hukuk ve Yönetim Personeli Maaşları

6. GELİR TABLOSU HESAPLARI (Hasılat ve Karlılık Tespiti)

Hizmet tamamlandığında fatura kesilerek gelirin kaydedildiği ve dönem sonunda kar/zararın belirlendiği hesaplardır.

· 60 BRÜT SATIŞLAR

o 600 YURTİÇİ SATIŞLAR (Brüt hasılat takibi)

§ 600.01 Evde Doktor Muayene Gelirleri

§ 600.02 Evde Hemşirelik Hizmet Gelirleri (Serum, enjeksiyon, pansuman)

§ 600.03 Mobil Laboratuvar ve Numune Alım Gelirleri

§ 600.04 Kronik Hasta Takip ve Aylık Paket Abonelik Gelirleri

§ 600.05 Hasta Nakil ve Ambulans Hizmet Gelirleri

· 61 SATIŞ İNDİRİMLERİ (-)

o 611 SATIŞ İSKONTOLARI

§ 611.01 Sigorta Şirketi Kurumsal İndirimleri / Anlaşma Tenzilâtları

· 62 SATIŞLARIN MALİYETİ (-)

o 622 SATILAN HİZMET MALİYETİ (-)

Evde sağlık ve mobil hizmetler sunan sözü edilen  Analitik İnceleme (Trend/Oran Analizleri) ve Randiman Analizi (Girdi-Çıktı Kontrolü), operasyonel kaçakları bulmanın ve karlılığı maksimuma çıkarmanın en güçlü finansal araçlarıdır.

Yukarıda kurduğumuz Tek Düzen Hesap Planı (TDHP) verilerini kullanarak bu analizleri adım adım nasıl uygulayacağınızı aşağıda detaylandırdım.

1. ANALİTİK İNCELEME PROSEDÜRLERİ (Finansal Göstergeler)

Analitik inceleme, hesaplar arasındaki mantıksal ilişkileri ve dönemler arası sıra dışı dalgalanmaları tespit etmenizi sağlar.

A. Dikey ve Yatay Analiz (Hesap Kalemleri İlişkisi)

· Hasılat İçi Maliyet Analizi: 740 Satılan Hizmet Maliyeti / 600 Yurtiçi Satışlar oranının aylık takibi. Bu oran özel sağlık sektöründe ideal olarak %55 – %65 arasında kalmalıdır. Eğer bu oran bir ay %75’e fırladıysa, gizli bir yakıt sızıntısı, fazla mesai yükü veya hasta faturalandırılmasında unutulan ek işlemler (gelir kaçağı) var demektir.

· Pazarlama Etkinliği : 760 Pazarlama Giderleri / Yeni Kazanılan Hasta Sayısı. Dijital reklamlara harcanan paranın, eve getirilen yeni muayene veya paket satış hasılatını karşılama oranıdır.

B. Kritik Finansal Rasyolar (Oranlar)

· Alacak Tahsil Süresi (DSO): (120 Alıcılar / 600 Yurtiçi Satışlar) x 365. Özel sigorta şirketlerinden veya kurumsal anlaşmalı firmalardan parayı ortalama kaç günde tahsil ettiğinizi gösterir. Mobil ekipler sahada nakit/kredi kartı topluyorsa bu süre düşer; sigorta ağırlıklı çalışılıyorsa uzar. Sürdürülebilir nakit akışı için bu sürenin 30-45 günü aşmaması gerekir.

· Stok Devir Hızı: 740.02 Sarf Malzeme Gideri / 150 Stoklar (Ortalama). Araçlardaki tıbbi çantaların ve merkez deponun ne kadar efektif döndüğünü ölçer. Çok yüksek stok tutmak nakit sıkışıklığı yaratırken, düşük stok saha ekibinin hastanın evinde malzemesiz kalmasına (itibar kaybına) yol açar.

2. RANDIMAN ANALİZİ (Operasyonel Verimlilik ve Girdi-Çıktı Dengesi)

Randıman analizi; harcanan zaman, yakıt, personel maaşı ve sarf malzeme gibi girdilerin, karşılığında üretilen hizmet ve hasılat (çıktı) ile ne kadar uyumlu olduğunu ölçer.

A. Sağlık Personeli Zaman ve Kapasite Randımanı

Bir evde sağlık hemşiresinin veya doktorunun teorik çalışma saati ile fiilen hastaya dokunduğu süre karşılaştırılır.

· Formül: (Toplam Evde Hizmet Süresi / Toplam Mesai Süresi) x 100

· Analiz: Bir hemşire 8 saatlik mesaide 4 hastaya gitmiş ve her hastada 45 dakika kalmışsa, fiili hizmet süresi 180 dakikadır (3 saat). Geriye kalan 5 saat yolda veya atıl geçmiştir.

· Randıman Kararı: Eğer bu oran %50’nin altındaysa, Rota Optimizasyonu hatalıdır veya personel planlaması fazladır. Sabit maaş modelinden “Sabit + Performans (Vaka Başı Prim)” modeline geçiş randımanı anında yükseltir.

B. Lojistik ve Yakıt Randımanı (Kilometre Analizi)

Mobil sağlıkta en büyük maliyet kaçaklarından biri araçların amacı dışında kullanılması veya verimsiz rotalanmasıdır.

· Formül: 740.03.001 (Araç Yakıt Gideri) / Toplam Yapılan Kilometre

· Randıman Kararı: Araçların standart yakıt tüketimi ile muhasebeye gelen faturalar eşleştirilir. Ayrıca Toplam Yapılan Kilometre / Toplam Ziyaret Sayısı analiziyle, bir hasta ziyareti için ortalama kaç kilometre yol kat edildiği bulunur. Coğrafi kümelenme ve randevu sıralama yazılımı kullanılmıyorsa, birim ziyaret başına kilometre (ve dolayısıyla maliyet) çok yüksek çıkacaktır.

C. Tıbbi Sarf Malzeme Randımanı (Reçete / Uygulama Uyumu)

Saha ekibinin araç stoğundan eksilen malzeme ile hastaya fatura edilen işlem dökümünün karşılaştırılmasıdır.

· Formül: 150 Hesaptan Çıkan Malzeme Adedi / 600 Hesaptaki Hizmet Adedi

· Örnek Senaryo: Muhasebe kayıtlarına göre ay boyunca 500 adet serum takma hizmeti (600.02) fatura edilmiş, ancak depodan ve araçlardan (150.01) 650 adet serum seti, intraket ve flaster çıkışı yapılmıştır.

· Randıman Kararı: Aradaki 150 adetlik fark ya tıbbi fire/patlama (kabul edilebilir oran %3-%5 olmalıdır) ya da sahada hastaya uygulanıp faturaya yansıtılması unutulan gelir kaçağıdır.

YMM/BD HASAN SANCAK